VAE BTS GPME : quelles compétences valoriser lorsqu’on est assistant(e) de gestion ?
Vous occupez un poste d’assistant(e) de gestion, de secrétaire polyvalente ou de collaborateur(trice) de PME depuis plusieurs années ? Vous gérez au quotidien des tâches administratives, commerciales, financières et RH sans pour autant posséder le diplôme officiel correspondant à votre expertise ? La VAE BTS GPME (Validation des Acquis de l'Expérience) constitue la passerelle idéale pour transformer votre pratique professionnelle quotidienne en un diplôme d’État de niveau 5 reconnu par toutes les entreprises.
Cependant, la réussite d'un dossier de VAE ne réside pas dans la simple énumération de vos tâches de tous les jours. Le jury n'attend pas une liste à la prévert, mais une véritable démonstration de vos compétences et de votre posture d'analyse. Pour valider votre VAE BTS GPME, vous devez prouver que vos activités correspondent parfaitement au référentiel officiel du Brevet de Technicien Supérieur - Gestion de la PME. Voici un guide détaillé pour identifier et mettre en valeur les compétences fondamentales de votre parcours.
1. La gestion de la relation avec les clients et les fournisseurs
En tant qu'assistant(e) de gestion au sein d'une PME, vous êtes l'interface directe entre l'entreprise et ses partenaires externes. Cette polyvalence relationnelle et administrative est le premier pilier du diplôme.
Les compétences clients à valoriser
Le traitement des ventes et le suivi commercial : De l'émission des devis à la facturation, en passant par la gestion des commandes et la tenue du fichier client.
La gestion des réclamations et le SAV : Votre capacité à maintenir une relation client de qualité, à traiter un litige avec diplomatie et à proposer des solutions adaptées.
Le suivi des règlements et le relance client : La maîtrise du suivi de trésorerie, la prévention des impayés et la gestion des relances préventives ou curatives.
Les compétences fournisseurs à valoriser
La recherche et le choix des fournisseurs : La demande de devis, la comparaison des offres et la préparation de la sélection.
La gestion des achats et des stocks : Le passage des commandes, la réception de la marchandise, le contrôle des factures d'achats et le suivi du niveau des stocks.
Le conseil Activ VAE : Dans votre Livret 2, ne vous contentez pas de dire "Je relance les clients insolvables". Expliquez votre méthodologie : quels indicateurs surveillez-vous (balance âgée), quels outils utilisez-vous et comment adaptez-vous votre discours selon le profil du client ?
2. La participation à la gestion des risques de la PME
Les PME sont vulnérables face à de multiples aléas. Le rôle de l'assistant(e) de gestion est d'épauler le dirigeant dans la prévention et le suivi des risques informatiques, financiers, juridiques ou environnementaux.
L'évaluation et la prévention des risques
La sécurité et la santé au travail : Votre participation à la mise à jour du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), à la gestion des équipements de protection ou à l'organisation des formations sécurité.
La continuité de service et la sécurité informatique : L'application des procédures de sauvegarde des données, le respect du RGPD et la sensibilisation des collaborateurs aux risques numériques.
La gestion des risques financiers et juridiques : La veille sur les échéances de contrats, le suivi des assurances professionnelles et le contrôle de la conformité des documents administratifs.
3. La gestion du personnel et la contribution à la DRH
Même sans porter le titre de Responsable RH, l'assistant(e) de gestion prend très souvent en charge le volet administratif des ressources humaines au sein d'une petite ou moyenne structure.
Vos activités RH à mettre en avant dans le Livret 2
L'administration du personnel : La rédaction des contrats de travail, la constitution des dossiers individuels, le suivi des absences, des congés et des visites médicales.
La préparation de la paie : La collecte des variables de paie (heures supplémentaires, primes, absences) et la liaison avec le cabinet comptable ou le gestionnaire de paie.
Le développement des compétences et le recrutement : La diffusion d'offres d'emploi, le tri des CV, la préparation de l'intégration des nouveaux arrivants (onboarding) et le suivi du plan de développement des compétences (formations).
4. Le soutien au fonctionnement et au développement de la PME
Ce domaine regroupe l'ensemble des activités d'organisation, de communication et de gestion de projets qui garantissent le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
L'organisation et la communication interne/externe
La gestion de l'information et des flux documentaires : L'organisation du classement, de l'archivage numérique et de l'optimisation du système d'information.
La communication globale : La rédaction de notes d'information, la mise à jour des réseaux sociaux ou du site web de l'entreprise, ainsi que l'organisation de réunions ou d'événements.
Le suivi des indicateurs de gestion : La création et la tenue de tableaux de bord (suivi du chiffre d'affaires, de la trésorerie, de la rentabilité) pour appuyer les décisions de la direction.
Comment réussir la rédaction de votre dossier VAE avec Activ VAE ?
Valoriser ses compétences nécessite un travail d'analyse approfondi (la méthode STAR : Situation, Tâche, Action, Résultat). La difficulté majeure réside dans le fait de passer du "faire" au "comprendre pourquoi on fait".
En vous faisant accompagner par Activ VAE, vous bénéficiez :
D'un diagnostic personnalisé de votre expérience au regard du référentiel BTS GPME.
D'un suivi individuel par un expert de la VAE pour structurer la rédaction de vos activités dans le Livret 2.
D'une préparation intensive à l'oral final devant le jury de l'Éducation Nationale.
FAQ : Vos questions sur la VAE BTS GPME
Faut-il maîtriser toutes les compétences du référentiel pour réussir sa VAE ?
Le jury évalue la globalité de votre parcours. Il n'est pas nécessaire d'avoir accompli 100 % des tâches à un niveau d'expert, mais vous devez démontrer une couverture suffisante des grands blocs de compétences du BTS GPME et prouver votre capacité à vous adapter.
Combien de temps dure l'accompagnement à la VAE BTS GPME ?
En moyenne, un parcours complet d'accompagnement s'étale sur 6 à 9 mois. Cela vous laisse le temps de rédiger votre Livret 2 à votre rythme, tout en conservant votre activité professionnelle.
La VAE BTS GPME est-elle finançable par le CPF ?
Oui, la démarche de VAE et son accompagnement sont éligibles à 100 % aux financements publics et mutualisés, notamment via votre Compte Personnel de Formation (CPF), les OPCO ou France Travail.
Prêt(e) à décrocher votre BTS GPME grâce à votre expérience ?
Ne laissez plus vos années d'expérience sans diplôme officiel. Donnez un nouvel élan à votre carrière, sécurisez votre employabilité ou négociez une revalorisation salariale.
Consultez dès maintenant nos spécialistes pour évaluer la faisabilité de votre projet.
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